(目的)

第1条　この規程は、別に定めるもののほか、本町における文書の取扱いについて、必要な事項を定めることを目的とする。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、常にその処理過程を明らかにし、事務が適正かつ能率的に行われるように処理しなければならない。

(文書処理の年度)

第3条　文書処理に関する年度は、毎年4月1日から翌年3月31日までとする。ただし例規文書(指令及び命令を除く。)の文書年度は、毎年1月1日から12月31日までとする。

(総務課長の職務)

第4条　総務課長は、本町における文書事務を総括する。

(課長及び班長の職務)

第5条　課長、室長(以下「課長」という。)は、常にその課における文書事務が円滑適正に処理されるよう留意し、その促進に努めなければならない。

(文書取扱主任)

第6条　課長(室長も含む。以下同じ。)の文書事務を補佐するために課(室も含む。以下同じ。)に文書取扱主任を置く。

(帳簿等の種類)

第7条　文書の処理のため備え付ける帳簿等は、次のとおりとする。

(特例の帳簿等)

第8条　次に掲げる文書を処理する場合においては、課長は、総務課長に協議して当該文書の管理に関し、文書収発簿(様式第1号)によらず別の帳簿(以下「特例の帳簿」という。)を使用し、又は省略する等適宜の処理をすることができる。

(到達文書の取扱い)

第9条　本町に到達した文書(課に到達した文書は除く。)総務課において受領し、総務課長が次に掲げるところにより処理する。

(複数の課に関係する文書)

第10条　文書の内容が複数の課に関係するときは、関係の最も深い課を主管課とする。この場合において、主管課は、他の関係する課に対し、当該文書を供覧し、又はその写しを送付する等の措置をとらなければならない。

(所管に属さない文書)

第11条　課長は、配付を受けた文書が所管に属しないと判断したときは、その理由を付し、直ちに総務課長へ返付しなければならない。

(課における文書の収受及び配付)

第12条　課長は、文書取扱者に指示し、課に直接到達した文書及び総務課長から配付された文書を、次に掲げるところにより、速やかに処理させなければならない。

(時間外に到達した文書)

第13条　時間外に到達した文書は、本部町当直規程(昭和48年本部町訓令第3号)に定めるところにより処理する。

(文書処理の原則)

第14条　課長は、文書の配付を受けたときは、直ちに閲覧し、自ら処理するもののほか、当該事務の担当班長に処理方針及び処理期限を示して、速やかに処理させなければならない。

(供覧)

第15条　配付を受けた文書のうち、次の各号のいずれかに該当するものは、直ちに上司の閲覧に供しなければならない。

(起案)

第16条　文書の起案は、起案用紙(様式第10号)を用いてしなければならない。ただし、軽易な文書については、当該文書の余白に必要な事項を朱書して処理すること。

(起案文書の作成要領)

第17条　起案文書は、次により作成しなければならない。

(決裁区分)

第18条　起案文書には、本部町決裁規程(昭和53年訓令第5号。以下「決裁規程」という。)の定めによる決裁区分を次のとおり表示しなければならない。

(議会議案の取扱い)

第19条　議会の議決若しくは同意を要し、又は報告する文書で決裁を受けたものは、速やかに総務課において議案処理簿(様式第7号)により文書処理の年度に従い順位番号を付して浄書校合しなければならない。

(回議)

第20条　起案文書は、関係課員、班長、課長、副町長、町長の順に、当該決裁権者まで回議しなければならない。ただし、人事に関する文書等で秘密を要するものについては、この限りでない。

(合議)

第21条　起案文書の内容が、他の所管課に関する場合又はその執行について他の課の同意を必要とする場合は、当該課に合議するものとし、その取扱いについては、次に掲げるとおりとする。

(文書の回付)

第22条　回議又は合議文書は、必要な審査、協議等に十分な時間を確保できるよう余裕を持って回付しなければならない。

(課における文書の点検)

第23条　課長及び班長は、事案の決定が適正に行われるよう、次に掲げる事項について起案文書を点検しなければならない。

(持回り決裁)

第24条　秘密を要する文書、緊急な処理を要する文書及び特に慎重な取扱いを要する文書は、起案者又はその上司が持ち回って決裁を受けることができる。

(代決)

第25条　決裁規程第7条の規定に基づき代決したときは、代決者として押印した押印欄に「代」と表示しなければならない。

(電話又は口頭による照会等の処理)

第26条　電話又は口頭による照会、回答、報告等で特に重要な事項については、起案用紙を用いる等、本章の規定に準じて処理しなければならない。

(未処理文書の調査)

第27条　文書取扱主任は、文書収発簿に記載された文書で、記載後1箇月を過ぎてもなお未処理のものについて調査し、担当者に速やかに処理するよう指示しなければならない。

(廃案の場合等の処理)

第28条　決裁済の文書を廃案にし、又は施行を保留すべき必要が生じたときは、理由を付して回議の順序に従って上司の承認を受けなければならない。

(決裁文書の取扱い)

第29条　決裁を受けた文書は、起案者において決裁年月日を押印し、発送を要する文書については、文書収発簿への記載等必要な処理をしなければならない。

(文書の発信者名)

第30条　対外文書の発信者名は、町長名を用いる。ただし、文書の性質又は内容により、町名、町役場名又は課名を用いることができる。

(文書の記号及び文書の番号)

第31条　文書(公示及び令達文書を除く。)には、町名の首字、記号及び番号をつけなければならない。

(例規文書の取扱い)

第32条　文書のうち公示及び令達の種別は、次のとおりとする。

(公印及び契印の押印)

第33条　浄書した対外文書には、本部町の公印に関する規程(昭和53年訓令第4号)の定めるところにより公印を押印し、契印で原議書と割印しなければならない。ただし、軽易な文書については公印又は契印を省略することができる。

(文書の発送)

第34条　文書の発送は、総務課において行う。ただし、総務課長が認める場合は、主管課で発送することができる。

(施行年月日の記入)

第35条　文書を施行したときは、起案者において起案用紙の所定欄に施行年月日を記入しなければならない。

(文書の整理)

第36条　文書は、常に分類して整理し、必要なときに直ちに取り出せるよう保管し、又は保存しておかなければならない。

(完結文書の引継ぎ)

第37条　文書取扱主任は、完結文書について、翌年3月31日まで、例規文書については、翌年12月31日まで保管しなければならない。

(文書の保存年限)

第38条　文書の保存年限の種別は、次の5種類とする。

(保存年限の決定)

第39条　起案者は、文書の保存年限の記載に際しては、法令等の定め、文書の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮するものとする。

(保存年限の始期)

第40条　文書の保存年限は、その文書が完結した日の属する会計年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年文書はその完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。

(文書の保存方法)

第41条　文書の保存は、文書保存箱によって行わなければならない。ただし、総務課長が別の方法によることを必要と認めるときは、この限りでない。

(文書の破棄)

第42条　主管課長は、毎年6月30日までに保存期間の満了した文書を調査し、種別、冊数等を文書廃棄台帳(様式第18号)に登記のうえ、総務課長に合議し、廃棄処分しなければならない。

(書庫の管理)

第43条　書庫の管理は、総務課長が行うものとし、総務課長は、書庫内における火気の厳禁のほか非常災害に対する措置を講じておかなければならない。

(ファイリングシステム)

第44条　文書事務の簡素化及び効率化を図るため、この規程にかかわらず、別に定めるファイリングシステムによることができる。

(補則)

第45条　この規程に定めるもののほか、文書の管理に必要な事項は、総務課長が別に定める。