○本部町住民基本台帳ネットワークシステム本人確認情報管理要領
平成30年2月27日
訓令甲第1号
(趣旨)
第1条 この要領は、本部町住民基本台帳ネットワークシステムに関するセキュリティ規程(平成29年本部町訓令甲第16号。以下「セキュリティ規程」という。)第19条から第21条に定める、住民基本台帳ネットワークシステム(以下「住基ネット」という。)の情報資産のうち、本人確認情報、当該本人確認情報が記録されたサーバに係る帳票及び個人番号カード等の管理方法について必要な事項を定める。
(本人確認情報管理責任者)
第2条 本人確認情報管理責任者(以下「管理者」という。)は、住民課長を持って充てる。
2 管理者は、本人確認情報を取り扱うことができる者を指定するとともに、当該本人確認情報の漏えい、滅失及び毀損の防止その他の当該本人確認情報の適切な管理のための必要な措置を講じなければならない。
3 管理者は、本人確認情報の記録されたサーバに係る帳票及び個人番号カード等の管理方法を定めるものとする。
(本人確認情報管理方法)
第3条 情報資産管理責任者は、当該情報資産の管理方法(操作者の指定を含む)を定めるものとする。
2 情報資産管理責任者は、住民課長を持って充てる。
3 情報資産管理責任者は、住民基本台帳法(昭和42年7月25日法律第81号)別表第2及び第4に係る事務の関係課等の長と協議して、住基ネットワークシステムのオペレーション計画を定めるものとする。
4 情報資産管理責任者は、不正アクセス又は不正アクセスのおそれがあり、本人確認情報の漏えいや毀損等の被害を受けるおそれがある場合には、本人確認情報の保護を第一優先とし、ネットワークの遮断等の対応の判断を行うとともに、できるだけ速やかに改善措置を講ずるものとする。
(1) 統合端末の画面情報に関して次の項目について留意する。
ア ディスプレイを、来庁者等に画面を見られることがないよう設置すること。
イ ディスプレイに、斜視防止フィルタを適用する等のぞき見防止措置を行うこと。また、タッチパネルを利用した入力に関しては、タッチパネル画面からも本人確認情報等が第三者から確認できないように配慮を施すこと。
ウ 画面を長時間表示させないようスクリーンセーバの起動までの時間を適宜設定し、解除にパスワードの入力が要求されるよう設定すること。ただし、統合端末には職員通知用ステータスの点灯通知等があるため、アラームが鳴った場合にスクリーンセーバを解除して確認すること。
(2) 本人確認情報の入力、削除及び訂正時に次の項目について留意する。
ア 入力、消除及び訂正を行った者以外の者が、入力、削除及び訂正した内容を確認すること。
イ 本人確認情報の入力、消除及び訂正から確認に至るまでを2名の担当者にて行うこと。
ウ 入力、消除及び訂正に用いた帳票等は、シュレッダー等で廃棄すること。また、帳票の内容によっては本人確認情報変更管理簿に記載し、施錠可能な書庫等に施錠保管する。
エ 訂正は、管理者の許可を得てから行い、訂正した内容の記録を1年間、施錠可能な書庫等に施錠保管する。
オ 本人確認情報をメモに書き込む又は端末にテキスト文書として保存したりしないこと。
カ 本人確認情報の入力、消除又は訂正を行った際、実施月日、実施者、処理内容の記録を残しておくこと。
(3) 本人確認情報の検索、抽出時に次の項目について留意する。
ア 業務上必要の無い検索は行わないこと。
イ 事前に、検索・抽出条件を明確にすること。
ウ 検索・抽出の結果によってディスプレイ上に表示された本人確認情報について、画面のハードコピーを取らないこと。ただし、必要があってハードコピーを取る場合は、事前に管理者の承認を得て、その記録を残すこと。
(4) 離席時には、業務アプリケーションを必ずログオフ状態にさせることに留意する。
(5) 大量に本人確認情報を出力する場合に次の項目について留意する。
ア 大量に本人確認情報を出力することは実施しないこと。ただし、必要があって、大量に本人確認情報を出力する場合は、事前に管理者の決裁・承認を得て、その記録を残すこと。
イ 大量を定義する印刷物等の量は20名以上とする。
(本人確認情報管理の実施状況確認)
第5条 管理者は、月に1回以上、本人確認情報の管理実施状況を次の項目について確認し、その結果を記録しておくこととする。
(2) 操作ログに、業務上必要の無い操作履歴が残っていないこと。
(3) 業務上必要のない検索又は抽出が行われていないことについて、担当者へのヒアリングにより確認していること。
(帳票の管理方法)
第6条 本人確認情報の記録されたサーバに係る帳票のうち管理対象とする帳票は、次のとおりとする。
項番 | 帳票名称 |
1 | 転出証明確認書 |
2 | 転入通知確認書 |
3 | 戸籍附票記載事項通知確認書 |
4 | 個人番号カード交付申請書 |
5 | カード発行一覧表 |
2 管理者は、次の各号に掲げる項目を記録するための帳票管理簿を作成し、帳票の出力、保管、廃棄等を行う際、職員に必要項目を記録させる。ただし、住民からの申請書に基づき、住民に交付する部数のみを印刷する場合は、住民からの申請書が管理対象であるため、当該帳票は管理対象外とする。
(1) 帳票の内容(数量及び内訳)
(2) 出力年月日
(3) 出力する職員の氏名及び所属部署名
(4) 使用理由
(5) 出力に関する管理者の承認
(6) 使用の際の注意項目
(7) 保管場所
(8) 保管期間
(9) 廃棄年月日
(10) 廃棄する職員の氏名及び所属部署名
(11) 廃棄理由
(12) 廃棄に関する管理者の承認
(13) 廃棄方法
3 職員は、帳票出力時に次のことに留意する。
(1) 出力装置を、来庁者等に出力帳票を見られないように設置する。
(2) 帳票を出力した際、出力装置上に放置せず、速やかに回収する。
(3) 出力装置を適時確認し、帳票が放置されている場合は次の措置を行う。
ア 出力した職員を特定して注意をする。
イ 長時間放置されたものは廃棄をする。
4 職員は、帳票を保管する際、次の項目に留意する。
(1) 施錠可能な書庫等に保管し、権限のない者が閲覧等できないようにすること。鍵は管理者が管理する。
(2) 帳簿管理簿についても前号と同様とする。
5 職員は、帳簿を廃棄する際、次の項目に留意する。
(1) 事前に、管理者の承認を得てから廃棄する。
(2) 帳票の内容を読み出せないよう焼却、裁断、熔解等により廃棄する。
(3) 廃棄状況を帳票管理簿に記録して管理者へ報告する。
(帳票受渡管理方法)
第7条 管理者は、次の各号に掲げる項目を記録するための帳票受渡管理簿を作成し、帳票を利用する際、職員に必要項目を記録させる。
(1) 帳票名
(2) 利用者
(3) 利用目的
(4) 利用月日
(5) 返却予定月日
(6) 利用場所
(7) 返却月日
(8) 管理者の確認
2 職員は、帳票を持ち出す場合に、次の項目に留意する。
(1) 帳票受渡管理簿に必要事項を記録して管理者の承認を得ること。
(2) 利用中は、保管場所と同等の安全を確保し、権限のない者が閲覧等可能な場所に放置しないこと。
(3) 原則として、複写は行わないこと。
(4) 帳票の盗難又は紛失時には、直ちに管理者へ報告すること。
(5) 返却の際、帳票受渡管理簿に必要項目を記録して管理者へ報告する。
(帳簿管理の実施状況確認)
第8条 管理者は、月に1回以上、帳票の管理実施状況を次の項目について確認し、その結果を記録しておくこととする。
(1) 帳票管理簿に必要項目が記録されていること。
(2) 帳票管理簿と現況が一致し、紛失等がないこと。
(3) 出力装置が、来庁者等に出力された帳票を見られないよう設置されていること。
(4) 帳票及び帳票保管庫の鍵が施錠保管されており、権限のない者が閲覧等可能な場所に放置されていないこと。
(5) 廃棄状況の記録が残っていること。
附則
この訓令は、平成30年3月1日から施行する。
附則(平成30年訓令甲第22号)
この訓令は、平成30年12月1日から施行する。