○本部町住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱要領
平成18年10月30日
訓令甲第32号
(目的)
第1条 この訓令は、住民基本台帳の一部の写し(以下「閲覧台帳」という。)の閲覧(以下「閲覧」という。)に関する事務の取り扱いについて定めることにより、住民の個人情報の保護を図るとともに適切な事務の処理を図ることを目的とする。
(閲覧の限定)
第2条 町長は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)に基づき、次の各号に掲げる閲覧の請求又は申出(以下「閲覧の請求等」という。)がある場合に閲覧させることができるものとする。
(1) 国又は地方公共団体の機関(以下「機関」という。)が、法第11条の規定に基づき請求する場合
(2) 個人又は法人が、法第11条の2の規定に基づき申出をする場合
2 個人又は法人が閲覧の申出をする場合は、住民基本台帳の一部の写しの閲覧申出書(様式第3号)を提出しなければならない。
(添付書類)
第4条 住民基本台帳の一部の写しの閲覧及び住民票の写し等の交付に関する省令(昭和60年自治省令第28号。以下「省令」という。)第2条第1項に規定する町長が適当と認める書類は、次の各号に掲げる書類とする。
(1) 法人登記簿の写し及び事業所概要
(2) 大学の委員会又は学部長による証明書
(3) プライバシーマークが付与されていることを示す書類
(4) 閲覧事項を申出の際に明らかにした利用の目的以外に利用しないこと等を記載した誓約書(様式第4号)
(5) その他町長が必要と認める書類
(居住関係の確認)
第5条 法第11条の2第1項第3号に規定するその他特別の事情による居住関係の確認として町長が定めるものは、次の各号に掲げるものとする。
(1) マンション等の管理組合による居住者の確認
(2) 間違った郵便物等の配達による同一の住所に居住する者の確認
(3) その他町長が必要と認めたもの
(閲覧請求者の確認)
第6条 省令第2条第3項第1号に規定する閲覧者が本人であることを確認するため町長が適当と認める書類は、次の各号に掲げるいずれかの書類とする。
(1) 住民基本台帳カード
(2) 旅券
(3) 自動車運転免許証
(4) その他官公署が発行した免許証、許可証若しくは資格証明書等(本人の写真が貼付されたものに限る。)
2 省令第2条第3項第2号に規定する町長が適当と認める書類は、次の各号に掲げるいずれかの書類とする。
(1) 健康保険証
(2) 年金手帳又は年金証書
(3) その他本人であることを確認できる書類と町長が認めた書類
3 省令第2条第3項第2号に規定する文書で照会した住民基本台帳の一部の写しの閲覧申出に係る閲覧者に関する照会書、回答書は、様式第5号とする。
(閲覧の方法)
第7条 閲覧については、当該閲覧が請求事由の範囲を超えて行われないよう職員を立ち合わせる等適切な措置を講ずるものとする。
2 前項の閲覧は、読み取り又は筆記により行うものとする。
(閲覧に応じない場合)
第8条 閲覧の請求等があった場合又は閲覧時において、法に定めるもののほか、次の各号のいずれかに該当すると認めるときは、当該請求に応じないものとする。
(1) 天災等により閲覧台帳が亡失し、又はき損し、若しくは汚損したとき。
(2) この規則の規定に反したとき。
(3) 個人情報の侵害又は差別的な事象につながるおそれがあるとき。
(4) 執務に支障があるとき。
(5) 前各号に掲げるもののほか、当該請求を拒むに足りる相当な理由があるとき。
(閲覧時に使用を禁止する機器)
第9条 閲覧請求者は、閲覧するとき次の各号に掲げる機器を用いてはならない。
(1) パーソナルコンピュータ、ワードプロセッサ、電子複写機その他の電子機器
(2) 写真機及びこれに類するものとして町長が不適当と認めるもの
(閲覧を制限する期間及び日)
第10条 閲覧を制限する期間及び日は、繁忙期間の2月から5月まで並びに繁忙日の毎週月曜及び金曜日とする。ただし、町長が認めるときは、この限りでない。
(閲覧時間)
第11条 閲覧することができる時間は、午前9時から正午まで及び午後1時から午後4時30分までとする。
(閲覧台帳の改製等)
第12条 閲覧台帳は、5月、9月及び1月の各月1日を基準として改製する。
2 町長は、前項の規定による改製を行ったときは、当該改製前の閲覧台帳を速やかに廃棄するものとする。
附則
1 この訓令は、平成18年11月1日から施行する。
2 次に掲げる訓令は、廃止する。
(1) 住民基本台帳の閲覧等に関する事務取扱要領(昭和58年訓令第1号)
