2　文書主任は、業務班長の職に当たる者をもってこれに充てる。

3　文書主任は、その課の文書事務のとりまとめについて責に任じ、文書が完結するまでの処理経過を明らかにしておかなければならない。

2　文書番号(以下「番号」という。)は、4月1日から翌年の3月31日までの年度により一貫番号を付するものとする。ただし、一事件に属する往復文書は、完結するまで同一番号を付するものとする。

2　金券、現金、有価証券(以下「金券等」という。)は、金券配布簿に所要事項を記入したうえ企業出納員に配布する。この場合において、これらの金券等が添付されていた文書は、金券等添付のものである旨を表示するとともに、関係簿冊にその旨記載しておかなければならない。

3　各班において直接に受領した文書又は職員が出張先等において受領した文書は速やかに業務班に回付しなければならない。

4　2以上の班に関係ある文書は、その関係の最も深い係に配布するものとする。

5　審査請求等で収受の月日が権利の得喪に関係のあるものは、第1項に定める手続のほか、当該文書の欄外に収受の時間を明記し、その部分に取扱者が認印し、封筒は、それに添付するものとする。

6　郵便料金の未納、又は不足の文書、又は物品が到着したとき、発信者が官公庁であるとき、又は文書主任が収受することが適当であると認めたときに限り、その未納又は不足の料金を納付して収受するものとする。

2　課長は、文書を閲覧し必要があるものについては、処理の方針を示して主務班長に返付し、速やかにその処理をさせなければならない。この場合において、特に重要な文書については、あらかじめ管理者に供覧し、その指示を受けるものとする。

2　起案は、口語体及び常用漢字並びに現代かなづかいを用い、文章は平明簡易、字画は明瞭にしなければならない。

3　電報案は、特に簡明を旨とし案文にふりがなを付し余白に総字数を記入しなければならない。

2　合議を受けた者が、合議事項に異議がある場合は、課長が協議して調整するものとし、なお調整がととのわないときは、意見を付しておくものとする。

2　起案文書の内容について、重大な修正をしたときは、修正者は、修正箇所又は適当な箇所に自己の修正した旨の表示をしておかなければならない。

3　起案文書の内容について回議又は合議の結果、重大な修正が行われたとき、又は廃案となったときは、課長は、合議済みの他の長にその旨通知しなければならない。

2　文書主任は、前項の場合において、決裁印の押印をするに当っては決裁区分その他の事項が守られているかどうかを検討し、必要に応じ起案者に対して必要な指示を与え、又は当該起案文書を修正することができる。

2　浄書した文書は、決裁文書の処理案と校合し、当該案文と相違ないことを確認した後、当該決裁文書の浄書及び校合欄に、それぞれ当該浄書又は校合した者が認印しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、次の各号の一に該当するものは、公印の押印を省略することができる。

3　前項の規定により、公印の押印も省略しようとするときは、当該文書の施行上の取扱欄にその旨の表示をしなければならない。

2　文書を発送しようとするときは、当該文書に決裁文書を添えて業務班に回付しなければならない。

3　業務班においては、各班から発送文書を受けたときは、当該文書の種類に応じ、令達簿又は文書整理簿若しくは電報収受簿にそれぞれ所要事項を記入し、発送文書の発送をし当該決裁文書を主務班に返付するものとする。

4　親展文書を発送しようとするときは、親展文書発送簿に所要事項を記入し、あて先を明記した封筒に入れて業務班に回付し、発送する。その場合において文書主任は、決裁文書中の処理案の余白に「発送済」と記入し、当該箇所に認印するものとする。

5　発送文書のうち、親展文書及び書留、速達その他特殊郵便物とする扱いのものについては、主務班においてあて先を明記した封筒に入れその旨を明示しておかなければならない。

6　小包郵便物として発送するものは、主務班において包装し、あて名を明記のうえ、決裁文書とともに業務班に回付し、業務班においては第3項の例によりこれを処理するものとする。

2　完結文書の保存区分は、次のとおりとする。

3　前項各号に規定する保存期間は、文書の完結の日の属する年の翌年の1月1日から起算する。ただし、会計事務に関する文にあっては、文書の完結の日の属する事業年度の翌事業年度の4月1日から起算する。

2　保存文書を外部に持ち出そうとするときは、文書主任の承認を受けなければならない。

3　保存文書は、転貸、抜取り、取換え、訂正等をしてはならない。

1　この訓令は、昭和62年4月1日から施行する。

2　この訓令の施行の際、この訓令の施行前の文書の取扱いについては、この訓令によるものとする。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。